文档管理对项目管理到底有多重要?

朱靖·20-07-10 17:19 浏览·259

项目文件是项目过程中必不可少的重要元素,而许多企业却被文档管理困扰着。


作为项目管理者了解项目进度、存在问题及预期目标的管理依据,若不做好项目文档管理工作,势必造成整个项目管理混乱。

如何做好项目文档管理,是企业需要去思考解决的关键性问题。


一、项目文档管理的常见问题


1、文件资料存储繁杂,分散难管理


大量的项目文档,要么存储在不同人员的不同电脑里,要么存储在服务器中各个人员“任性”创建的文件夹里,缺乏统一存储和分类,存在丢失、损坏的隐患。


2、信息传达不对称、协同办公不畅通


项目人员众多,办公地点分散,文件存储方式繁多,涉及各个办公人员之间的协作,信息获取较为不便,无法实现协同高效办公,导致项目推进遇阻,影响项目进度。


3、流程审批过程繁琐


使用传统的纸质流程,或者PC端线上审批流程,审批节点冗长而繁复,完成一个流程的审批需花费大量时间,未能及时获得审批信息,导致延误工期,造成损失。


4、文件修改多次,无法辨别正确版本


文件进行校阅、修改后,文件版本混乱,无法区分最新版本,一旦看错文件,可能会给项目带来不可挽回的损失。


5、重要文件被修改,责任追不到人


为什么文件会被不知名的人员修改?为什么被改之后却找不到责任人?缺乏文档权限管理,让文档失去安全保护;而没有文档操作记录,又无法追究到责任人。


二、项目文档管理的价值


作为一个项目的管理者,当遇到上述经历时,有效的项目文档管理就是解决上述问题的最佳方案。


项目文档管理在一个项目中具备非常多的价值,包括有:


1、知识沉淀


避免员工离职,项目进度受影响;信息的传递,可为后期的项目决策提供借鉴。


2、成果验收


项目文档作为项目交付物,是项目验收的依据,形成闭环。特别是研发类项目,最后的交付物一般为设计图纸等文档。


3、质量控制


特别是在高端制造行业,对项目质量的要求比较严格,需要通过项目文档控制任务完成。


4、知识安全


保护文档隐私,避免信息泄露。比如,在军工行业,对重要的项目文档需要进行加密设置,对权限的设置更加严格。


三、如何做好项目文档管理


在项目中由于文档管理的疏忽所带来的问题是极其普遍的。那么,如何做好项目文档管理工作,使其给项目带来价值?

CORNERSTONE项目管理软件内置有电子文档管理系统,支持浏览各种不同类型的文档如 CAD、CAM 等。


此电子文档管理系统支持文档的检入与检出管理、版本控制、全文检索与知识管理,再也不用担心项目文档管理混乱。

系统帮助项目管理者有效管理项目文档,轻松解决项目文档管理难的问题。


四、CORNERSTONE项目管理软件项目文档管理模块价值


1、统一云端存储文件,保证数据安全


CORNERSTONE可统一集中存储项目中的CAD图纸、合同、资质等重要文件,同时支持数据的还原与备份,永不丢失数据,充分保证文件的存储安全。


2、通过文档权限来掌控文件安全


权限管理可以让文档安全多一层保护。CORNERSTONE的文档库功能提供十分细致、灵活的权限控制。


项目文档库的负责人能全面掌握谁能访问文档库、授予哪一类访问权限、每个子目录/文档可以对谁开放。


3、超强审批流,实时提醒项目信息


通过在CORNERSTONE项目管理软件内预设和创建流程规则,能够实现快速审批流程。


系统内设电子签章,相关工作人员发起审批需求,下一流程相关人员,实时获取消息提醒,及时作出审批动作,使审批流程更加通畅。


公告发布、项目变动、文件更新时,都可设置消息提醒,让项目成员了解文件最新动态,及时获取相关信息,重要工作不再耽误。


4、高效协作编辑,文件版本管理清晰


CORNERSTONE文档库自动保存一个提到到文档库中的文件的所有历史版本。


文件版本管理清晰,永远显示最新版本文件,且显示版本之间的差异化对比结果,全方位展示文件变化过程,规避文件使用中可能出现的版本错误等风险,让项目质量有据可依。


文档库同时也支持协作编辑,能让多个有编辑权限的用户协同编辑同一组文档。


编制项目计划时,定义各个阶段项目交付物的内容和标准,项目文档直接关联项目任务,提交项目文档时,直接复制项目文档标准,省时省力。


5、在线预览各种文件,提升工作效率


CORNERSTONE的文档管理支持图片(包括JPG、PNG、BMP、GIF等)、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在线阅读,无需下载,提升工作效率。


有了在线阅读功能,你可以让某些用户只能在线阅读文档库中的文档,而不能下载文档,从而保护文档不会被泄露。


6、远程办公,实时同享文件


跨地域跨部门的员工,可随时随地查看系统内所有文件,犹如携带小型文件库在身边,高效协同办公。


项目文档管理工作是一项非常繁琐、复杂的工作,如果缺乏必要的工具和手段必然会给项目管理带来不少麻烦。


因此,想要做好项目文档管理工作,一款优秀的内置文档管理的项目管理软件是一个非常不错的选择。


CORNERSTONE项目管理软件支持时间、资源、采购、人力资源、质量、风险、成本管理等领域,使项目过程中的文件高效流转。

同时还能大幅度降低文档管理成本,有效提高团队效率,是许多世界五百强企业合作的项目管理软件。


合理并且有效地运用项目管理软件,不仅可以让我们工作井然有序地进行,还能最大程度保证项目目标的达成。我推荐使用CORNERSTONE,它提供了包括任务/需求/测试管理、迭代规划、缺陷追踪、报表统计、团队协作、WIKI、共享文件和日历等功能模块,现在申请20人以下团队即可免费使用。


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